Hoe organiseer je een congres?
Stappenplan congres organiseren
Ga je een congres organiseren, maar weet je niet waar je moet beginnen? Lees dan ons stappenplan met tips van ervaren eventmanagers. Het stappenplan geeft je een idee van waar je je op moet concentreren. Met als resultaat: een succesvol congres!
Stap 1: Bereid je goed voor
Voor het organiseren van een congres moet er veel voorbereid worden: het regelen van de congreslocatie, een aantrekkelijk congresprogramma samenstellen, deelnemers uitnodigen, nadenken over de catering en ga zo maar door. Het organiseren van een goed en succesvol congres vergt aandacht, tijd, inspanning en een goede voorbereiding. Het kost gemiddeld zo’n zes tot twaalf maanden voorbereiding. Begin dus op tijd met de organisatie van het congres.
Stap 2: Maak een congres projectplan
Een congres projectplan bevat verschillende onderdelen.
- Planning
- Organisatieteam
- Projectmiddelen
- Congresbegroting
Stap 3: Kies een datum
Houd bij het vaststellen van de datum rekening met de doelgroep, schoolvakanties, feestdagen en andere (interne) evenementen. Bij het organiseren van een internationaal congres is dit een nog complexere taak.
Stap 4: Vind een congreslocatie
Denk bij het kiezen van de congreslocatie aan de volgende onderdelen en begin op tijd met het vastleggen van je locatie.
- Past de congreslocatie bij je doelgroep?
- Past de locatie bij het thema/onderwerp van je congres?
- Heeft de congreslocatie de benodigde faciliteiten?
- Beschikt de congreslocatie over de benodigde capaciteit?
- Hoe is het openbaar vervoer rondom de congreslocatie?
- Zijn er overnachtingsmogelijkheden (in de buurt)?
- Zijn er voldoende parkeerplaatsen?
- Heeft de locatie ervaring met het organiseren van congressen?
Stap 5: Selecteer leveranciers
Naast een evenementenlocatie heb je ook te maken met toeleveranciers. Denk aan cateraars, evenementenbouwers, technici of andere specialisten. Zorg ervoor dat je deze zaken zo vroegtijdig en zo inzichtelijk mogelijk geregeld hebt.
Stap 6: Stel het congresprogramma samen
Een goede spreker is vaak het hoogtepunt van het congres. Denk voordat je een keuze voor een spreker maakt nog even goed na over het doel van het congres. Past hij/zij bij het congres? En bij de doelgroep? Denk ook aan je budget. Kan je de spreker(s) betalen? Nodig vervolgens de spreker(s) uit op de gewenste datum.
Houd je bezoekers geboeid
- Variatie en inspiratie in het congresprogramma is essentieel
- Kies naast lezingen bijvoorbeeld ook voor video, workshops, muziek, entertainers en break-out sessies
- Stem de invulling van het congresprogramma af met de eventmanagers van de congreslocatie. De meeste eventlocaties bieden een verscheidenheid aan mogelijkheden betreft catering, technische ondersteuning en andere tips voor een geslaagd congres.
Stap 7: Communicatie en marketing voor, tijdens en na een congres
Onderstaande punten helpen je in het communicatie- en marketingtraject rondom het organiseren van een congres.
Zichtbaarheid
- Bepaal welke uitstraling je wilt creëren door middel van een huisstijl
- Zorg voor een professionele website en sociale media kanalen
- Promoot je congres. Wees zichtbaar op relevante plekken (fysiek en online)
Uitnodigingen
- Stel mailinglijst(en) op
- Denk na over wanneer je de uitnodiging (en eventueel een save the date / reminder) wilt versturen
- Stuur na het congres een bedank briefje/mail aan de sprekers en leveranciers
Registratie en administratie
- Maak een registratiesite of maak gebruik van de site van de congreslocatie
- Denk na over de deelnemersregistratie: bepaal hoe de ontvangst verloopt van de deelnemers, maar ook van sprekers, exposanten en andere betrokkenen
- Houd je financiële administratie goed bij
- Verstuur na het congres je facturen
Stap 8: Check en controleer
Denk aan de volgende punten in de laatste voorbereiding van het congres:
Voorafgaand aan het congres
- Stel een actielijst samen
- Maak een dag draaiboek
- Check de techniek en faciliteiten
Tijdens het congres
- Regel on-site management, iemand die de regie in handen heeft
- Zorg voor een goede briefing vooraf
- Zorg voor één persoon die fungeert als aanspreekpunt voor alle leveranciers
- Zorg voor gastheren/-vrouwen
Na het congres
- Extern: onderzoek de ervaring van de deelnemers en leveranciers
- Intern: plan een afspraak in met de organisatie om verbeterpunten te achterhalen
- Stel een financieel eindverslag op
Ben je er klaar voor om een congres te organiseren?
Je weet nu wat de stappen zijn die je kunt zetten om een succesvol congres te organiseren.
Wil je meer weten over het organiseren van een congres? Of ben je nieuwsgierig naar de mogelijkheden in Martiniplaza? Hartstikke leuk! We denken graag met je mee.
Neem vrijblijvend contact op via onderstaand formulier.
