Hoe organiseer je een personeelsfeest?
Stappenplan personeelsfeest organiseren
Heb jij de uitdagende taak gekregen om het volgende personeelsfeest van jouw organisatie te organiseren? Dan kan je waarschijnlijk wel wat hulp gebruiken. Met dit stappenplan krijg je stevige handvatten waar je je op kunt concentreren. Met als resultaat: een spetterend personeelsfeest!
Stap 1: Bepaal het doel en budget van het feest
Voordat je begint met het organiseren van het personeelsfeest, is het belangrijk om het doel en het budget van het feest te bepalen. Wat wil je bereiken met het feest? Wil je bijvoorbeeld de teamgeest versterken of je werknemers belonen voor hun harde werk? Wat is het beschikbare budget? Dit zijn belangrijke vragen om rekening mee te houden voordat je aan de slag gaat. Wanneer alle vragen zijn beantwoord wordt er een op maat gemaakte offerte opgesteld.
Stap 2: Kies een locatie
Een goede locatie kan een groot verschil maken voor het succes van het feest. Het is belangrijk om een locatie en zaal te huren die geschikt is voor het aantal gasten dat je verwacht, en die past bij het doel van het feest. De locatie moet beschikken over genoeg parkeergelegenheid. Ook is het van belang dat de akoestiek uitmuntend is, want slecht geluid heeft een negatieve invloed op de sfeer.
Stap 3: Bepaal datum en tijd
Als je eenmaal een locatie hebt gekozen, is het belangrijk om de datum en tijd van het feest te bepalen. Het is een goed idee om rekening te houden met de beschikbaarheid van je werknemers, en om het feest niet te plannen op een drukke dag of tijd, zoals tijdens het hoogseizoen of op een feestdag. Personeelsfeesten worden vaak op een vrijdag of zaterdagavond georganiseerd.
Stap 4: Stel een gastenlijst op en verstuur een save the date
Het is belangrijk om een gastenlijst op te stellen, zodat je een idee hebt van hoeveel mensen er zullen komen. Houd rekening met het doel van het feest en nodig alleen de mensen uit die relevant zijn voor het evenement. Zorg ervoor dat de uitnodiging alle belangrijke informatie bevat, zoals de datum, tijd, locatie en dresscode.
Stap 5: Zorg voor de juiste aankleding. En wat dacht je van een thema?
Een goede aankleding van de zaal draagt bij aan de sfeer en beleving van het event. Denk aan decoraties, verlichting en audio zoals een geluidsinstallatie en projectiescherm. Er zijn verschillende opties om de zaal aan te kleden en te voorzien van de benodigde technische middelen. Een thema kan helpen om het feest meer samenhang te geven en kan zorgen voor een extra feestelijke sfeer. Kies een thema dat past bij het doel van het feest en bij de interesses van je werknemers.
Stap 6: Stel een projectteam samen en maak een projectplan
Bij het organiseren van een personeelsfeest komt een hoop kijken. Het is fijn als je een team om je heen weet te verzamelen met ieder zijn of haar eigen expertise. Dit kunnen collega’s, vrijwilligers maar ook professionals zijn. Een goed projectplan omschrijft het doel van het evenement, de randvoorwaarden, (tijd, budget, organisatie, informatie, eventuele activiteiten. In het projectplan staan afspraken met het projectteam en eventueel extern betrokken partijen. Activiteiten worden toegewezen aan leden in het projectteam. Tot slot wordt er een tijdsplanning aan gekoppeld.
Stap 7: Kies entertainment en activiteiten
Denk na over wat voor soort entertainment en activiteiten geschikt zijn voor het thema en het doel van het feest. Kies bijvoorbeeld voor een DJ, band of een zanger(es). Een photobooth, act of quiz doen het ook goed op personeelsfeesten.
Stap 8: Plan de culinaire invulling
Eten is beleven. De kwaliteit van catering is van grote invloed op de algemene bezoekersbeleving. Een goed menu en de juiste drankjes kunnen het verschil maken tussen een goed en een geweldig feest. Kies een menu dat past bij het thema van het feest en dat geschikt is voor het tijdstip van de dag.
Stap 9: Maak een draaiboek
Een draaiboek is essentieel voor het organiseren van een succesvol personeelsfeest. Het draaiboek moet alle details van het evenement bevatten, zoals het tijdschema, de activiteiten, het menu en de drankjes. Het is ook belangrijk om te plannen wie verantwoordelijk is voor welke taak en wie er contactpersoon is voor vragen of problemen op de dag zelf.
Stap 10: Voer het draaiboek uit: party time!
Op de dag van het feest is het tijd om het draaiboek uit te voeren. Denk ook aan de volgende punten om er een spetterend personeelsfeest van te maken.
- Check de locatie (bewegwijzering, inrichting, catering, voorzieningen, soundcheck)
- Organiseer een gezamenlijke aftrap: bespreek het draaiboek met alle betrokkenen zodat iedereen exact weet wat hij of zij moet doen
- Check het vervoer van de gasten (aankomst en terugreis)
- Ontvang en begeleid de betrokken partijen (sponsoren, entertainment)
- Regel een vloeiende registratie van alle gasten
Nadat het feest voorbij is, is het belangrijk om te evalueren hoe het is verlopen en feedback te verzamelen van de gasten. Vraag de gasten naar hun mening over het menu, de activiteiten, het entertainment en de locatie. Deze inzichten zullen jouw volgende personeelsfeest nog beter maken.
Ben je er klaar voor om een personeelsfeest te organiseren?
Je weet nu wat de stappen zijn die je kunt zetten om een spetterend personeelsfeest te organiseren.
Wil je meer weten over het organiseren van een personeelsfeest? Of ben je nieuwsgierig naar de mogelijkheden in Martiniplaza? Hartstikke leuk! We denken graag met je mee.
Neem vrijblijvend contact op via onderstaand formulier.
