Hoe organiseer je een beurs?
Stappenplan beurs organiseren
Tips voor het organiseren van een beurs: Bereik jouw doelgroep effectief
Ga je een beurs organiseren, maar weet je niet waar je moet beginnen? Lees dan ons stappenplan. Het stappenplan beurs organiseren geeft je een idee van waar je je op moet concentreren. Met als resultaat: een succesvolle beurs!
Stap 1: Bepaal je doelgroep en doelstellingen
Of je nu een event organiseert, een product in de markt zet of een nieuwe website lanceert: het succes valt of staat met jouw feeling met het publiek. Weet jij wat er speelt bij jouw doelgroep? En weet je waar jouw bezoekers behoefte aan hebben? Het bepalen van je doelgroep en je doelstellingen zijn dan ook de belangrijkste stappen om te zetten bij een beurs of evenement plannen.
Stap 2: Bepaal het budget
Elke beurs brengt kosten met zich mee, maar de hoogte van de kosten is afhankelijk van diverse factoren. Onder andere de schaal van het evenement, de kosten voor een eventuele eventplanner, de kosten voor de locatie en de activiteiten, het personeel en andere betrokkenen bij de beurs bepalen het uiteindelijke kostenplaatje. Zorg dat je al deze factoren helder voor ogen hebt voordat je stappen gaat zetten richting het plannen en organiseren van het evenement. Met een duidelijk budget is het makkelijker om tot actie over te gaan en voorkom je dat je voor financiële uitdagingen of verrassingen komt te staan.
Stap 3: Vind de juiste locatie voor het organiseren van de beurs
De locatie van jouw beurs of evenement is erg belangrijk voor het succes van het event. Het is bepalend voor de bereikbaarheid van jouw beurs, maar de locatie zelf zegt ook veel over het type evenement en de sfeer ter plaatse. Kies jouw locatie dus zorgvuldig. Denk aan de bereikbaarheid, toegankelijkheid en een passende locatie qua uitstraling.
Stap 4: Stel het beursprogramma samen
Denk na over wat je wil bereiken met de beurs en in welke vorm je de beurs gaat aanbieden (stands, bijeenkomsten, presentaties, borrels). Het programma is van grote invloed op de zaken die nog geregeld moeten worden en de kosten die daarbij komen kijken. Je kunt jezelf hierbij vragen stellen als:
- Met welk gevoel moeten bezoekers naar buiten lopen?
- Welke onderwerpen passen nog meer bij het product/dienst van de beurs?
- Bestaat je beurs uit stands met deelnemers of zijn er ook side-events zoals presentaties, workshops en (netwerk)borrels?
- Beleef je de beurs alleen op locatie of zijn er online ook mogelijkheden?
Stap 5: Stel een betrouwbaar team samen
Stel een betrouwbaar team samen dat in aanloop naar de grote dag (of dagen) effectief kan samenwerken, maar ook op de dag zelf aanwezig is om alles in goede banen te leiden. Er moet zeker een draaiboek komen om alle belangrijke informatie te delen en alle neuzen dezelfde kant op te laten wijzen. Het beste team voor een goed georganiseerd event bestaat uit diverse mensen die elkaar goed aanvullen en effectief samenwerken. Zorg dat iedereen zijn of haar eigen expertise heeft. Zo vullen jullie elkaar goed aan, wordt niets vergeten en worden de taken gelijkmatig verdeeld.
Stap 6: Effectieve marketing voor jouw beurs
Er zijn verschillende manieren om je doelgroep te bereiken bij het organiseren van een beurs. Hieronder staan een aantal effectieve manieren:
- Website
- Social media
- E-mailmarketing
- Adverteren
- Samenwerkingen
- Persberichten
- Promotiemateriaal (flyers, posters en banners om de beurs te promoten op relevante locaties)
- Influencers (werk samen met influencers die invloed hebben op je doelgroep)
Stap 7: Bepaal de gewenste klantreis tijdens de beurs
Een klantreis staat voor alle ervaringen die een bezoeker doormaakt tijdens alle mogelijke contactmomenten met het bedrijf. Visualiseer de beurs en bedenk wat de gewenste ervaringen zijn op verschillende momenten.
Stap 8: Activiteiten na de beurs
Natuurlijk mag het bedanken van de gasten en aanwezigen niet ontbreken na afloop. Afhankelijk van de grootte van de beurs kun je de aanwezigen of genodigden een persoonlijk bedankje sturen in de vorm van een kaartje of via social media of e-mail een algemeen dankbericht uitsturen. Goodiebags of kaartjes uitdelen na afloop van de beurs is ook een goed idee.
Jouw werkzaamheden zijn na afloop van de beurs natuurlijk niet voorbij. Na de gebeurtenis is het tijd om te evalueren. Wat ging er goed en wat ging er juist niet zo soepel? Door snel na de beurs te evalueren kun je waardevolle lessen leren voor een volgende keer.
Ben je er klaar voor om een beurs te organiseren?
Je weet nu wat de stappen zijn die je kunt zetten om een succesvolle beurs te organiseren.
Wil je meer weten over het organiseren van een beurs? Of ben je nieuwsgierig naar de mogelijkheden in Martiniplaza? Hartstikke leuk! We denken graag met je mee.
Neem vrijblijvend contact op via onderstaand formulier.